Apakah anda Scrum Master baru di perusahaan tempat anda bekerja?

Apakah anda mempunyai kesulitan membuat tim yang self organize?

Jika mengacu pada scrum guide yang terbaru (November 2017), salah satu layanan Scrum master pada development adalah:

1

Lantas bagaimana cara mengetahui tim sudah self organize? Atau adakah tahap-tahap tim menuju self organize?

Yup, kita akan membahas tahapan tim menuju self organize atau akan kita sbut sebagai dinamika kelompok. Menurut Theodore M. Mills dalam bukunya The Sociology of Small Groups. New Jersey: Prentice Hall, Inc. Page. 3-35, Dinamika kelompok adalah suatu kelompok yang terdiri dari dua atau lebih individu yang memiliki hubungan psikologis secara jelas antara anggota satu dengan yang lain dan berlangsung dalam situasi yang dialami.

Salah satu pakar sosiologi kesehatan di indonesia, Dr. Kamanto Sunarto, SH menjelaskan Fungsi dari dinamika kelompok itu antara lain:

  1. Membentuk kerjasama saling menguntungkan dalam mengatasi persoalan hidup.
  2. Memudahkan pekerjaan.
  3. Mengatasi pekerjaan yang membutuhkan pemecahan masalah dan mengurangi beban pekerjaan yang terlalu besar sehingga seleseai lebih cepat, efektif dan efisien. Salah satunya dengan membagi pekerjaan besar sesuai bagian kelompoknya masing-masing atau sesuai keahlian.
  4. Menciptakan iklim demokratis dalam kehidupan masyarakat dengan memungkinkan setiap individu memberikan masukan, berinteraksi, dan memiliki peran yang sama dalam masyarakat.

Bruce Wayne Tuckman melakukan penelitian ke dalam teori dinamika kelompok yang dikenal dengan “Tuckman’s stages of group development” menjadi 4 yaitu:

  1. Forming

Stage pertama ini terjadi sewaktu tim baru mulai terbentuk. setiap orang memahami siapa mereka dan apa expertise mereka, tetapi mereka mungkin tidak memahami lebih dari itu dan semua orang akan sedikit gugup. untuk mempercepat tim melalui tahap ini, sang pemimpin perlu mengantisipasi pertanyaan anggota tim. Saat tim mulai terbentuk, anda harus siap untuk mengulangi visi dan misi perusahaan sesering mungkin karena dengan cara ini tim dapat mengintegrasikan ide-ide ini ke dalam “Believe structure”. Adapun beberapa contoh beberapa pertanyaan tim:

 

  • Siapa orang baru yang ada di tim kita?
  • Apa pekerjaan kami?
  • Bagaimana cara kerja kami?

sebagai seorang pemimpin, Anda perlu mengadakan percakapan one on one dengan masing-masing anggota tim. hal ini akan membantu Anda membangun hubungan saling percaya dengan mereka dan menetapkan dasar untuk berinteraksi dengan tim. Anda juga memfasilitasi percakapan dengan kelompok yang membantu anggota tim saling mengenal satu sama lain. dalam sesi ini Anda memegang perkenalan dan membantu tim menentukan kesuksesan untuk mereka. ini juga waktu untuk menekankan tanggung jawab bersama dari tim dalam mencapai kesuksesan. Anda juga mendorong mereka untuk mengatur diri sendiri saat Anda berkomitmen untuk mendukung effort tim.

 

Umumnya, selama pembentukan, anggota tim tidak benar-benar mau melakukan percakapan sulit yang dapat menyebabkan konflik. mereka tetap pada topik netral untuk menjaga perdamaian. Namun, untuk pindah ke tahap perkembangan berikutnya mereka harus matang ke titik di mana tim saling challenge satu sama lain sudah safe to fail. kesediaan untuk tidak setuju tentang hal-hal penting mengarah ke tahap perkembangan berikutnya.

  1. Storming

Storming bisa datang dengan berbagai bentuk seperti mempertanyakan pengetahuan,keterampilan dan kemampuan rekan tim sendiri. agar tim berkembang, bentrokan kepribadian dan konflik lainnya harus ditangani oleh pemimpin. Menghindari konflik justru akan merugikan tim dalam jangka panjang. Storming terjadi karena selama pembentukan tim ada sekelompok individu. pada tahap ini, tim mengakui ketergantungan satu sama lain untuk menjadi sukses, sehingga mereka mulai terbentuk sebagai tim dalam arti kata sepenuhnya. peran Anda sebagai pemimpin adalah membantu mereka melalui proses ini. Anda harus tetap berpegang pada tujuan tim dan mengingatkan mereka tentang norma mereka untuk berinteraksi satu sama lain. Anda perlu memfasilitasi dan menggunakan conflict resolution untuk mengatasi perbedaan pendapat. Hal ini juga tercantum pada scrum guide perihal layanan scrum master kepada development team

2

“Conflict exist when one person has a need of another and that need is not being met”

goal Anda adalah membantu tim menghargai kemampuan unik masing-masing untuk mencapai finish line sehingga mereka mulai merasa seperti sebuah tim sebagaimana pula tercantum dalam scrum value pada scrum guide

3

Batasan-batasan netral dan disepakati bersama sewaktu proses Forming adalah cara terbaik dalam melalui fase Storming. Hmm… mirip salah satu event scrum yg terakhir ya?? Apa itu??

Setelah tim melalui fase forming dan storming anda akan melalui fase norming. Pada tahap ini, penyelesaian konflik selama fase storming telah menghasilkan rasa keintiman dan kepercayaan yang lebih besar di antara anggota tim

  1. Norming

Tahap ini dapat diidentifikasi ketika anda melihat semua orang dalam tim mengambl tanggung jawab pribadi untuk pekerjaan tim dan saling interaksi satu sama lain. anggota tim telah mengetahui bahwa mereka saling ketergantungan dan berbagi support dalam menyelesaikan pekerjaan. Namun perlu diperhatikan pada tahap ini bahwa tim dapat sangat menikmati perdamaian sehingga mereka menghindari membuat suggestion yang mungkin kontroversial. Anda dapat menyelamatkan tim untuk encourage brainstorming di setiap kesempatan. kemudian ketika Anda melihat tim mengambil risiko dan mempertimbangkan pendekatan yang berbeda, kenali lah dan pujilah. Hal ini membantu tim membangun kepercayaan pada kemampuan mereka untuk membuat penilaian dan keputusan sendiri. Sebagai leader norming, anda berfokus untuk membimbing improvement tim seperti pada layanan Scrum Master pada organisasi

4

anda juga mendorong tim untuk menanyakan pertanyaan tentang kualitas, seperti di bawah ini

  • Apa defect product kita?
  • Bagaimana kita bisa mencegahnya agar tidak terulang kembali?
  • Bagaimana kita bisa lebih efisien dalam deliver customer value?
  • Apa yang bisa kita deliver ke customer yang benar-benar akan menyenangkan mereka?

Pertanyaan diatas mendorong tim menuju fase Performing.

  1. Performing

Pada tahap ini, tim hampir sepenuhnya autonomy dan membutuhkan allignment yang tinggi. Tim memiliki loyalty tinggi satu dengan yang lainnya dan tim hampir seperti keluarga dalam berinteraksi. mereka mengharapkan konflik tetapi memiliki alat di dalam tim untuk menyelesaikan perselisihan dengan cepat dan damai. Saat tim menuju fase ini, anda dapat menjadi servant leader tim lain. Tim telah mengembangkan proses yang bekerja untuk tim dan orang lain mulai mengikutinya. Sudah dapat menyelesaikan pekerjaan dengan minimum konflik. Orang termotivasi dan kompeten menyelesaikan pekerjaan nya. Konflik bukan lagi menjadi halangan dan perspektif yang berbeda dipandang berharga.

Advertisements